View source for Výdavky a doklady


== Hlavné zásady ==

# Ak chcem niečo kupovať, radšej sa vždy poradím ako to spraviť, aby dobre bolo a či je ok, dané veci kúpiť.  
## '''Radím sa s''': oddielovým vodcom, finančným manažérom zboru, zborovým vodcom. 
# Nepotrebujeme uchovávať fyzickú kópiu dokladov, avšak potrebujeme hodnovernú digitálnu kópiu (sken na bielom pozadí, kde je CELÝ doklad čitateľný). Doklad zahoď, až keď budeš mať schválené, že je sken v poriadku. 
# Pri objednávkach treba vždy uvádzať [[údaje zboru]] ako fakturačné údaje. 
# Pri platbe môžem použiť svoj cash/kartu, ale NIKDY nič neplať prevodom cez svoj osobný bankový účet. 

== Chcem niečo kúpiť / preplatiť - ako na to? ==

# Ak niečo potrebuješ nakúpiť cez zbor, kontaktuj zborového vodcu alebo inú zodpovednú osobu. Takisto ak chceš, aby účastníci platili na účet. 
# Ak kupuješ niečo netradičné (nie veci, ktoré kupujeme v zbore bežne) a nevieš to uhradiť z účastníckych poplatkov, over si či je to ok, predtým ako to kúpiš/záväzne objednáš. 
# '''Zbieraj všetky doklady.''' 
# Ako postupovať pri jednotlivých dokladoch nájdeš nižšie. 

== Typy dokladov ==

=== FAKTÚRY ===

==== '''Vystavené nám (my platíme)''' ====

# vždy treba uhrádzať zo '''zborového''' účtu / '''zborovou''' kartou
# faktúry zaplatené z iných účtov / inými kartami nevieme preplatiť
# uhrádza spravidla finančný manažér - (pre)posielaj na doklady@skautizneba.sk, najlepšie s krátkym popisom čo je to zač (akcia, kategória...). 

==== '''Vystavené nami (niekto nám zaplatil)''' ====

# napr. účastnícke poplatky za tábor, prespanie v klubovni…
# vystavujú poverené osoby finančným manažérom
# viď. sekcia Ako vystavovať faktúry nižšie

'''Na čo dať pozor:'''

* Faktúry musia byť vždy hradené zborom. '''Ak sú hradené z osobného účtu, nevieme ich preplatiť!'''
* Pri faktúrach je vždy potrebné, aby boli vystavené na zbor a boli použité správne zborové údaje.
* Ak napr. objednávam niečo, čo mi má byť doručené ku mne domov, zakliknem aby bola adresa doručenia iná ako fakturačná. 
* Ak mám v údajoch na objednávke všetky zborové údaje (názov zboru, sídlo, IČO a pod.) a chce to odo mňa aj meno, je v poriadku zadať svoje vlastné meno. 

=== BLOČKY ===

# uhradené nami (zborovou kartou)
# uhradené z vlastných peňazí dobrovoľníkov
'''Všetky bločky buď:''' 
# Dones fyzicky Ítéčkárovi a napíš na zadnú stranu: 
## čo to je - napr. názov akcie; 
## kto to kúpil; 
## či to treba preplatiť alebo to bolo zborovou kartou). 
# Alebo ho stačí zdigitalizovať: 
## Urob riadny, hodnoverný sken: 
### úplne celý doklad musí byť vidno a musí byť čitateľný; 
### mal by byť na bielom pozadí; 
### musí to byť PDF; 
### optimál je, keby je jeden doklad na jedno PDF. 
### (neodporúčame urobiť fotku, buď ho naskenuj v skeneri, alebo použi skenovaciu apku v mobile - napr. Google Drive má takú funkciu)
## Tieto skeny pošli na doklady@skautizneba.sk s rovnakým popisom v maili ako na papierovej verzii vyššie. 
## Do pár dní ti budú preplatené / schválené - až potom môžeš zahodiť fyzickú kópiu. 

=== ZMLUVY ===
(napríklad nájomné za ubytko..)

* Opäť je potrebné, aby na nich boli správne zborové údaje

=== PRÍJMOVÉ DOKLADY ===

# '''Vystavené nám''' - ak niečo platíme v hotovosti a nemá človek pokladňu, môže vystaviť príjmový doklad napr. skauti, keď u nich prespávame
# '''My vystavujeme''' - ak nám niekto niečo platí v hotovosti. Zväčša je fajn k tomu pridať aj faktúru, ale nie je to nutnosť. 

=== VÝDAVKOVÉ DOKLADY ===
Nezvykneme v zbore aktívne používať. Ak niekomu dávame zborové peniaze, aby šiel niečo kúpiť, v ideálnom prípade by sme mali vystaviť výdavkový doklad pre evidenciu toho, kto dostal aké peniaze.

== Ako vystavovať faktúry ==
'''FAKTÚRY VYSTAVUJÚ IBA POVERENÉ OSOBY FINANČNÝM MANAŽÉROM'''

'''Poverené osoby''': 

* IT, Lipa, Kombajn

Faktúry vystavujeme priamo v účtovníckom systéme, odkiaľ sa dajú aj odosielať, prípadne generovať z hromadného excelu. Poverené osoby majú prístup - ak potrebuješ niečo niekomu vystaviť, ozvi sa. 

== Ako vystavovať príjmové doklady ==
...pribudne -> buď cez účtovnícky systém priamo, alebo vypísať papierový template dokladu.