Výdavky a doklady

Hlavné zásady

1. Ak chcem niečo kupovať, radšej sa vždy poradím ako to spraviť, aby dobre bolo a či je ok, dané veci kúpiť.
   1. Radím sa s: oddielovým vodcom, finančným manažérom zboru, zborovým vodcom.
2. Nepotrebujeme uchovávať fyzickú kópiu dokladov, avšak potrebujeme hodnovernú digitálnu kópiu (sken na bielom pozadí, kde je CELÝ doklad čitateľný). Doklad zahoď, až keď budeš mať schválené, že je sken v poriadku.
3. Pri objednávkach treba vždy uvádzať údaje zboru ako fakturačné údaje.
4. Pri platbe môžem použiť svoj cash/kartu, ale NIKDY nič neplať prevodom cez svoj osobný bankový účet.

Chcem niečo kúpiť / preplatiť - ako na to?

1. Ak niečo potrebuješ nakúpiť cez zbor, kontaktuj zborového vodcu alebo inú zodpovednú osobu. Takisto ak chceš, aby účastníci platili na účet.
2. Ak kupuješ niečo netradičné (nie veci, ktoré kupujeme v zbore bežne) a nevieš to uhradiť z účastníckych poplatkov, over si či je to ok, predtým ako to kúpiš/záväzne objednáš.
3. Zbieraj všetky doklady.
4. Ako postupovať pri jednotlivých dokladoch nájdeš nižšie.

Typy dokladov

FAKTÚRY

Vystavené nám (my platíme)

1. vždy treba uhrádzať zo zborového účtu / zborovou kartou
2. faktúry zaplatené z iných účtov / inými kartami nevieme preplatiť
3. uhrádza spravidla finančný manažér - (pre)posielaj na doklady@skautizneba.sk, najlepšie s krátkym popisom čo je to zač (akcia, kategória...).

Vystavené nami (niekto nám zaplatil)

1. napr. účastnícke poplatky za tábor, prespanie v klubovni…
2. vystavujú poverené osoby finančným manažérom
3. viď. sekcia Ako vystavovať faktúry nižšie

Na čo dať pozor:

• Faktúry musia byť vždy hradené zborom. Ak sú hradené z osobného účtu, nevieme ich preplatiť!
• Pri faktúrach je vždy potrebné, aby boli vystavené na zbor a boli použité správne zborové údaje.
• Ak napr. objednávam niečo, čo mi má byť doručené ku mne domov, zakliknem aby bola adresa doručenia iná ako fakturačná.
• Ak mám v údajoch na objednávke všetky zborové údaje (názov zboru, sídlo, IČO a pod.) a chce to odo mňa aj meno, je v poriadku zadať svoje vlastné meno.

BLOČKY

1. uhradené nami (zborovou kartou)
2. uhradené z vlastných peňazí dobrovoľníkov

Všetky bločky buď:

1. Dones fyzicky Ítéčkárovi a napíš na zadnú stranu:
   1. čo to je - napr. názov akcie;
   2. kto to kúpil;
   3. či to treba preplatiť alebo to bolo zborovou kartou).
2. Alebo ho stačí zdigitalizovať:
   1. Urob riadny, hodnoverný sken:
      1. úplne celý doklad musí byť vidno a musí byť čitateľný;
      2. mal by byť na bielom pozadí;
      3. musí to byť PDF;
      4. optimál je, keby je jeden doklad na jedno PDF.
      5. (neodporúčame urobiť fotku, buď ho naskenuj v skeneri, alebo použi skenovaciu apku v mobile - napr. Google Drive má takú funkciu)
   2. Tieto skeny pošli na doklady@skautizneba.sk s rovnakým popisom v maili ako na papierovej verzii vyššie.
   3. Do pár dní ti budú preplatené / schválené - až potom môžeš zahodiť fyzickú kópiu.

ZMLUVY

(napríklad nájomné za ubytko..)

• Opäť je potrebné, aby na nich boli správne zborové údaje

PRÍJMOVÉ DOKLADY

1. Vystavené nám - ak niečo platíme v hotovosti a nemá človek pokladňu, môže vystaviť príjmový doklad napr. skauti, keď u nich prespávame
2. My vystavujeme - ak nám niekto niečo platí v hotovosti. Zväčša je fajn k tomu pridať aj faktúru, ale nie je to nutnosť.

VÝDAVKOVÉ DOKLADY

Nezvykneme v zbore aktívne používať. Ak niekomu dávame zborové peniaze, aby šiel niečo kúpiť, v ideálnom prípade by sme mali vystaviť výdavkový doklad pre evidenciu toho, kto dostal aké peniaze.

Ako vystavovať faktúry

FAKTÚRY VYSTAVUJÚ IBA POVERENÉ OSOBY FINANČNÝM MANAŽÉROM

Poverené osoby:

• IT, Lipa, Kombajn

Faktúry vystavujeme priamo v účtovníckom systéme, odkiaľ sa dajú aj odosielať, prípadne generovať z hromadného excelu. Poverené osoby majú prístup - ak potrebuješ niečo niekomu vystaviť, ozvi sa.

Ako vystavovať príjmové doklady

...pribudne -> buď cez účtovnícky systém priamo, alebo vypísať papierový template dokladu.